結婚式の二次会幹事は何をするの
任された方はもちろん任す側にも読んでほしい幹事の役割
準備や段どりも詳しくご紹介します。
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【女性版!結婚式の二次会幹事の準備と役割】

幹事って何をするの?準備はいつから始める?
意外と知らない幹事の仕事を順序立ててご紹介
幹事を頼まれた方はもちろん頼む方にも役立つ幹事の役目とは

更新日▶

結婚式の二次会幹事の準備

出典:ChiChi London

結婚式の二次会は新郎新婦との距離近く、ワイワイと楽しめるのが良いですよね。
そんな中、新婦から二次会の幹事を頼まれたという方もいるかと思います。

「二次会の準備は大変そう」「何から手をつけていいのか分からない」と感じてしまう人も少なくありません。
しかし手順を踏めば難しいものではなく、新郎新婦に満足してもらう二次会をすることができます。
今回は女性幹事にスポットを当て、結婚式の二次会準備の手順やコツを紹介していきます。

【目次】

1.新郎新婦と幹事の打ち合わせ《3ヶ月前》

まずは新郎新婦と依頼された幹事同士の顔合わせをします。
場合によっては新郎側の男性と一緒になったり、新婦側だけで幹事をすることもあります。
もし新郎側の男性と一緒に幹事をする場合は、十分打ち合わせ時間を設けることが必要です。

また新郎新婦との打ち合わせでは、いくつか質問をして決めておくべき項目があります。
この場でぼんやりとして終わってしまうと、後で苦労するのは幹事です。しっかりとヒアリングをして二次会の全体像を決めていきましょう。

結婚式の二次会

◆二次会のコンセプトや出し物、人数を決める

最初に新郎新婦が理想とする二次会を聞いてみてください。

  • ・みんなとたくさん話ができる会がいい
  • ・いろんなゲームをして楽しんでもらいたい
  • ・友達同士が仲良くなれるような場作りをしたい

この質問で二次会のざっくりとしたイメージを決めておくと、今後の打ち合わせが楽になります。

大まかなコンセプトが決まったら、ゲームや出し物を決めていきましょう。
ケーキカットやクイズ大会、ビンゴゲームなど来場者も楽しめるものがいいでしょう。
もし盛り上がるのかが不安という人は、定番のビンゴゲームがおすすめです。
ルーレットが回るごとに会場は一喜一憂するので、場の空気を保ちながら二次会を進行することができます。

そしてコンセプトや出し物を決めたら、人数を決めていきます。
新郎新婦側が何人呼びたいのか、どのくらい招待する予定なのかを聞いてください。
人数によってお店の規模や予算が変わってきます。決まっている部分だけでもいいので、詳しく聞いておきましょう。

◆二次会の会費を決める

会費は二次会の幹事が最も悩むポイントでもあります。
基本的に来場者のお金でまかないますが、会場費や景品、装飾代のことを考えると予算オーバーしてしまうこともあるようです。
予算オーバーしてしまいそうな場合は、新郎新婦側にある程度負担してもらうことも考えましょう。

  • ・新郎新婦の衣装代
  • ・会場の装飾代
  • ・ウェルカムボード

こういったものは新郎新婦側に負担をしてもらい、二次会の会費を抑えてください。
ちなみに、会費を決めてからコンセプトなどの決めるのもありです。状況に応じて打ち合わせを進めていきましょう。

◆幹事の仕事を割り振りする

二次会の全体像が掴めてきたら幹事同士で仕事の割り振りをしていきます。
まずはリーダとなる人物を決めて、話し合いを進めていきましょう。
もし、新郎側の男性がいるのであれば、リーダーを任せる方が良いです。
リーダーが決まったら、幹事がする仕事を洗い出します。

  • ・ビンゴゲームの準備
  • ・景品の購入
  • ・会場選び
  • ・司会進行
  • ・来場者の出欠
  • ・お金の管理
  • ・BGM選定

幹事のやる仕事は意外と多いのです。仕事が偏らないように幹事同士で割り振りをしてください。

二次会の会場探し

2.二次会の会場探し《2ヶ月半前》

新郎新婦との打ち合わせで決めた事柄を元に、二次会の会場を探しましょう。
まずは「コンセプト」「人数」「予算」、この3要素を満たす会場候補をピックアップしていきます。

会場の候補が決まったら優先順位をつけて順に連絡を入れていきます。
お店によっては予約でいっぱいだったり、人数に対応できなかったりします。
2ヶ月前までには会場の予約をし、直前になって慌てないようにしましょう。

会場が決まれば下見に行ってお店の担当者と打ち合わせをします。
新郎新婦と決めたプランを元に、

  • ・どのくらいの予算になるのか?
  • ・当日はどんなスケジュールで進めるのか?
  • ・料理の提供スタイルはどうするのか?

お店との連携が取れていないと二次会がグダグダになってしまう可能性もあります。
お店の担当者に何を伝えればいいのかあらかじめ話し合いで決めておきましょう。

3.二次会のプログラムを考える《2ヶ月前》

会場が決まったら二次会当日のスケジュールを決めていきましょう。
この話し合いは幹事同士で集まって決めることをおすすめします。

プログラムの詳細や、お店の担当者との打ち合わせ内容、担当している仕事の進捗などを共有してください。
ビンゴゲームなどの景品の内容なども決めておくと慌てなくて済みます。

4.参加者の出欠確認《2ヶ月前》

出欠の確認は新郎新婦側がする場合が多いです。なるべく2ヶ月前までには出欠の確認が取れるように新郎新婦側に伝えておきましょう。
出欠の確認が取れたら、

  • ・二次会を行うお店への連絡
  • ・会費の計算
  • ・席順の決定

また、会費の採算が合わない場合は新郎新婦側に負担をしてもらうなど対応をしてください。

5.最終打ち合わせ《1ヶ月前》

二次会が近づいてきたら幹事同士で最終の打ち合わせを行ってください。

  • ・景品や備品の購入
  • ・当日のリハーサル
  • ・受付で必要な名簿の準備

あとは当日を迎えるだけという状況にしておくことが大切です。
この時点で疑問点や修正点がある場合は、幹事同士ですり合わせをしておいてください。

6.会場へ備品の持ち込み《1-3日前》

会場となるお店の許可をもらって備品の搬入をしましょう。
できれば前日までに持ち込んでおくと、当日バタバタせずに済みます。

持ち込みが終わったら、軽くリハーサルを行っておくと緊張を和らげることができます。

結婚式当日の流れや注意点

7.二次会の当日の流れや注意点

二次会の準備が整ったらいよいよ本番です。当日は新郎新婦が楽しめるように細心の注意を払う必要があります。
こちらでは、二次会当日の流れや注意点について解説をしていきます。

◆受付をスムーズにする方法

二次会では受付の準備をしっかりとしておかないと、入口が大渋滞を起こす可能性があります。
受付をスムーズにするコツは以下の通りです。

  • ・参加者のリストを作っておく(※ふりがなを振っておくと分かりやすい)
  • ・お釣りを十分に用意しておく
  • ・筆記用具を準備しておく

受付係の人は、1時間前までには会場で待機をして、早く来場された人に対応できるようにしておきましょう。
また、参加者リストにチェックを入れる係や会費を受け取る係、案内をする係などを決めておくとスムーズです。

時間通りに進行をする

結婚式の二次会は、司会が時間を守って進行をしないと失敗してしまいます。
歓談タイムが盛り上がり過ぎたり、ビンゴゲームの時間が押したりすることもあります。

時間がずれ込むと会場を確保できる時間を過ぎてしまい、強制的に終了したり、追加料金を支払ったりすることにもなりかねません。
ある程度、融通を効かせつつ時刻通りに終わるように心がけましょう。

◆二次会から参加する人のご祝儀は受け取る?

結婚式の二次会は基本的に会費制になります。よって二次会から参加される人からのご祝儀を受け取る必要はありません。
ただし「どうしても渡したい」「自分の結婚式でご祝儀を貰ったから」という人もいます。
そういった場合は、事前に新郎新婦と相談をしておいた方が良いでしょう。

  • ・渡したい人がいる場合は受け取る
  • ・ご祝儀は受け取らない
  • ・人によって受け取るか決めておく

ご祝儀に関しては幹事側が判断できるものではないので、新郎新婦に判断を任せてください。

さいごに

本記事では結婚式の幹事がすべき準備と心構えについてお話ししました。
幹事はやることが多く大変なこともあります。しかし幹事同士で力を合わせて、順序通りに準備をすれば大丈夫です。

新郎新婦の門出にふさわしい二次会になるように心を込めて準備を進めましょう。
皆様にとって役立つ情報になれば幸いです。